Проведение собрания

Как организовать и успешно провести собрание

Проведение собрания

Александр Cepгeeвич Oгнeв, доктор психологических наук, профессор Российской академии государственной службы при Президенте РФ, консультант по организационному развитию.

Одним из наиболее сложных вариантов делового взаимодействия являются собрания — особенно если они проводятся в ситуации конфликта или кризиса в организации. Для ряда организаций собрания являются высшим органом управления. Поэтому создаваемые по итогам их работы документы всегда затрагивают стратегические планы организации и влияют на психологический климат в коллективе.

Основными ориентирами при подготовке собраний служат нормативно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность самой организации в целом и собрания как органа коллегиального управления. К числу таких документов относятся: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, играющие роль типовых положений подобного рода учреждений.

В таких документах нередко содержатся указания о том круге вопросов, которые могут быть вынесены на коллегиальное обсуждение, включены в повестку дня собрания. Кроме того, в организационно-распорядительных документах часто приводятся описание процедуры подготовки к собранию, регламент этой работы, определяющие степень уместности тех или иных технологий делового взаимодействия.

Практика показывает, что в конфликтных ситуациях большое значение приобретает то, как именно составлена повестка дня собрания. Вероятность конструктивного разрешения конфликта повышается, если в повестку войдут только вопросы, непосредственно затрагивающие суть конфликта, предмет возникших противоречий.

Если помимо самого конфликта предпринимается попытка в ходе собрания решить и какие-то дополнительные вопросы, то такой повесткой создается предпосылка развития конфликта как лавинообразного.

Это связано с привлечением к непосредственному взаимодействию одновременно большого числа людей.

Их разнонаправленные интересы в сочетании с задаваемыми конфликтной ситуацией установками на соперничество могут спровоцировать дальнейшее расширение конфликтной области, разрастание и усложнение возникших противоречий.

Для формирования у участников собрания готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведения им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. Для ее составления целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положения дел в организации.

Как правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставляются предполагаемым участникам не позднее чем за три-четыре дня до его начала. Это позволяет им вносить изменения в уже разработанные документы, а затем оперативно представлять свои предложения в ходе собрания.

В психологическом плане работа с документами уже в ходе самого собрания позволяет снизить вероятность обострения личных антипатий между конфликтующими сторонами. Обращение к документу, минуя прямое взаимодействие с оппонентом, введение документа как опосредствующего звена снижают вероятность вспышки аффективных реакций, протекания конфликта по сценарию взрыва.

Работа с конфликтом во время собрания по игровому сценарию зачастую приобретает более управляемый характер, если удается принять общий регламент. Для облегчения работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведения собраний:

  1. вступительное слово общей продолжительностью до 5 минут, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;
  2. основной доклад продолжительностью до 30 минут (если на собрании вынесены диаметрально противоположные позиции конфликтующих сторон, то на изложение своих взглядов каждому должно быть предоставлено равное время, но желательно, чтобы в сумме оно не превышало 30 минут, — иначе в результате естественного утомления собравшиеся просто становятся невнимательными);
  3. вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ — не более 2 минут);
  4. выступления содокладчиков, дополнительные сообщения (не более 10-15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями в силу причин, отмеченных в пункте 2);
  5. вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);
  6. выступления участников собрания (5-7 минут);
  7. ответы докладчиков (не более 5 минут каждому);
  8. ответы содокладчиков (не более 3 минут каждому);
  9. справки по ходу собрания (их должно быть не более трех-пяти, чтобы не отвлекать внимание от основной темы и не порождать ощущения слабой предварительной подготовки к собранию; на одну справку следует отводить не более 3 минут);
  10. чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);
  11. предложения по проекту решения (не более 1-3 минут на каждое);
  12. подведение итогов собрания (не более 10 минут).

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Как убедить собеседника: четыре техники влияния

Обычно при наличии 50-75 участников считается оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5-2 часа работы и делать его длительностью 15-20 минут.

Приведенная схема структурирования собрания по содержанию и времени носит примерный характер.

Но каким бы неопределенным ни казалось то, что будет происходить во время собрания, организаторы должны предварительно продумать и разработать свой проект регламента.

Если в условиях конфликта по ходу собрания начинается обсуждение совершенно неподготовленного регламента, то сам этот рабочий вопрос может стать лишним поводом для активизации конфликтных установок, бесполезного «выяснения отношений».

Повышенное эмоциональное возбуждение, характерное для любого публичного выступления, а тем более для выступления на собрании в связи с конфликтной ситуацией, требует от каждого выступающего серьезной проработки как структуры, так и содержания своего сообщения. Любое выступление обязательно должно содержать конструктивные предложения по решению обсуждаемой на собрании проблемы.

В ситуации конфликта на собрании особенно опасны эмоциональные реплики, задевающие присутствующих. Такие реплики увеличивают вероятность преобразования организационных конфликтов в межличностные, мешают поиску оптимальных решений проблемы. Поэтому из публичных выступлений эмоциональные выпады следует исключать.

Если выступление носит характер доклада, оно должно содержать в себе:

  • краткое определение цели сообщения;
  • изложение основных фактов;
  • лаконичное четкое изложение предлагаемых путей решения проблемы;
  • краткое содержательное заключение.

Намеченным согласно регламенту докладчикам следует заранее подготовить текст своего выступления. Материалом для выступления могут служить данные, полученные в результате проведенного анализа дел в организации.

Кроме того, доклад следует выверить с учетом повестки дня и существующих данных по отчетности организации.

Не следует перегружать доклад цифровым материалом: должны быть использованы только ключевые показатели, помогающие собравшимся оценить сложившуюся ситуацию и понять смысл предлагаемых решений.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Фирменный стиль: его функции и основные элементы

При подготовке докладчика к выступлению можно рекомендовать прочесть текст доклада вслух в том ритме и манере, в которых он собирается делать это на собрании. Это, во-первых, позволяет определить и скорректировать временные рамки выступления. Во-вторых, это способствует более быстрому ориентированию в тексте.

Такое ориентирование оказывается очень полезным в эмоционально-насыщенной атмосфере собрания, когда докладчика могут прервать, он сам может сбиться или если ему вновь нужно будет вернуться к какому-то фрагменту выступления. Так как собрание — это дорогостоящий коллегиальный орган стратегического управления, то время, потраченное докладчиком на предварительную работу над своим выступлением» является вполне оправданным.

При решении конфликтных вопросов организаторами общих собраний большое внимание должно уделяться составлению протокола, который представляет собой важный организационно-распорядительный документ. В этом протоколе должны быть зафиксированы ход обсуждения затронутых вопросов, процедура принятия решений и сами решения собрания.

В современных условиях протокол часто составляется не по ходу собрания, а на основе видео- или аудиозаписи. В плане оперативности и удобства обработки и документального оформления предпочтительной является цифровая запись собрания.

Но даже в случае использования цифровой техники для того, чтобы не упустить значимые моменты собрания, все же рекомендуется сопровождать аудио- или видеозапись происходящего составлением чернового рукописного протокола с указанием времени ключевых событий.

Такой протокол помогает в дальнейшем расшифровать записанное на пленке и качественно отразить его в содержании основного протокола.

Большое значение для протокола как для официального документа имеет соблюдение правил его оформления. Протокол датируется днем проведения собрания, а не моментом его подписания.

Если собрание проходило несколько дней, то протокол датируется днем начала и днем окончания, которые указываются через дефис. Кроме того, в протоколе указывается его порядковый номер, который соответствует порядковому номеру собрания.

Также указывается название населенного пункта, в котором собрание проводилось.

При составлении протокола следует учитывать, что по полноте освещения обсуждаемых вопросов такие документы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих. Содержательная сторона выступлений в кратком протоколе не отражается.

ЕЩЕ СМОТРИТЕ:  Что движет людьми: типология мотивов

Если собрание посвящено разрешению конфликта, то подобные протоколы могут составляться только при наличии средств фиксации содержания докладов и выступлений (стенограмм, заверенных текстов докладов и выступлений, добротных аудио- или видеозаписей).

В этом случае в протоколе делается запись о том, что соответствующие развернутые записи выступлений к нему прилагаются.

Если это невозможно, то должен быть подготовлен развернутый протокол, полностью отражающий ход обсуждения, предлагаемые и принимаемые решения.

В ходе собрания окончательный вариант полного протокола составить практически невозможно. Поэтому составляется черновой протокол. При решении острых вопросов подобного рода протоколы могут составляться не одним, а несколькими участниками собрания, которые затем в пятидневный срок составляют и оформляют чистовой вариант протокола.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательные решения собрания доводятся до его участников в виде самостоятельных документов — постановлений и решений, которые создаются на основе содержащегося в протоколах материала.

Соблюдение указанных процедур, хотя и не гарантирует полного решения возникших противоречий, все же создает предпосылки для конструктивной и эффективной работы собрания. Из-за большого числа участников, нестандартности ситуации во время собраний у людей снижается способность к самоконтролю, ухудшается эффективность прогнозирования.

Описанные процедуры выполняют роль вынесенных на бумагу схем ориентировки в нестандартной ситуации. Высвобождая от таких схем сознание людей, организаторы собрания облегчают его участникам интенсивную работу над сутью проблемы, а не над задачей по ведению самого собрания.

В целом работа по подготовке к собранию должна быть направлена на максимальное облегчение концентрации внимания его участников на сути разрешаемых противоречий. Для этого должно быть организовано решение всех возможных процедурных вопросов, а также предусмотрен контроль за подготовкой всей необходимой информации по существу вынесенной на обсуждение проблемы.

Как на этапе подготовки к собранию, так и в ходе его проведения необходимо учитывать индивидуальные особенности участников собрания. Применяемые психотехники должны быть направлены на создание настроя на конструктивное разрешения проблем.

Только практические современные знания и навыки. Изучите эти курсы по менеджменту и управлению или учитесь чему хотите по абонементу, со скидкой

Источник: http://www.elitarium.ru/sobranie-podgotovka-organizaciya-problema-povestka-dnya-uchastnik-doklad-vystuplenie-reglament-protokol-reshenie/

Формы проведения общего собрания собственников в многоквартирном доме

Проведение собрания
Энциклопедия МИП » Жилищное право » ТСЖ и ЖСК » Формы проведения общего собрания собственников в многоквартирном доме

Собрание – запланированный процесс взаимоотношений собственников жилья с целью решения насущных вопросов.

Вопросы о ремонте, реконструкции и содержании жилого дома необходимо решать своевременно, посредством проведения качественных проверочных мер жилья, ремонтных работ, и других необходимых мероприятий. Вопросы о необходимости работ, сроки их проведения, сметы, количество и качество привлекаемых сторонних сил – все это самостоятельно контролировать гражданам, проживающим в доме, сложно.

А ведь именно на собственников возложена обязанность по определению формы управления их домом, и, соответственно, участию в вопросах его содержания. Собственник может лично участвовать в управлении домом, к которому принадлежит его квартира, через управляющий орган – общее собрание собственников помещений, посредством выражения мнения анием.

Понятие “общее собрание собственников”

Указанное собрание – запланированный процесс взаимоотношений собственников жилья с целью решения насущных вопросов относительно содержания жилого дома в надлежащем санитарном, противопожарном, техническом состоянии, где каждый из собственников может высказать свое мнение по поводу решения поднимаемых вопросов.

Каждый хозяин квартиры имеет право проявить инициативу по поводу организации собрания, и только собственники наделены правом принятия решений на собрании.

По правилу, установленному законом, собрание собственников организуется не реже, чем раз в год (см. в ст. 45 ЖК РФ).

Но допускается возможность проведения собрания по необходимости, в любое время, если нужно решить значимый вопрос по поводу многоквартирного дома.

Собрания раз в год обязательны, а к внеочередным таких требований закон не предъявляет: они могут проводиться с различной регулярностью или не проводиться вообще.

Вопросы, поднимаемые на общих собраниях

Жилищный закон определяет полномочия органа управления домом, их перечень приведен в ст. 44 ЖК РФ, в соответствии с ним, общее собрание собственников рассматривает и решает ряд проблем:

  • об использовании участка земли под домом и около него, о запретах и ограничениях, связанных с его использованием и эксплуатацией;
  • об использовании общего имущества дома лицами, не являющимися собственниками помещений в доме, о возможности установления рекламных конструкций с привлечением для этих целей имущества, об организации собрания собственников и структуре, которая непосредственно займется содержанием дома, о выборе лиц, которым собственники доверят управление перечисленными вопросами;
  • об определении способа управления домом;
  • о капитальном ремонте, возможности произведения надстроек к дому и его расширении, строительстве различных хозяйственных или имеющих иное назначение зданий, об использовании и ремонте общедомового имущества, о размере, способе управления денежными средствами, выделяемыми на обеспечение указанных мер;
  • о разрешении иных насущных вопросов, которые законом отнесены к ведению общего собрания собственников.

Планирование общего собрания

Инициатор очередного или внеочередного собрания для владения точной информацией о количестве собственников жилья дома получает список указанных граждан, путем запроса в уполномоченные на сбор и хранение такой информации органы, или через личный обход квартир дома. Собственнику жилья в обязательном порядке сообщают о проведении собрания одним из следующих способов:

  • Направлением заказного письма. Возможна замена этого способа на любое другое письменное сообщение, если это предусмотрено решением общего собрания.
  • Устным объявлением и вручением уведомления с получением личной подписи.
  • Помещением информации о собрании на информационных стендах во внутренних помещениях дома.

Уведомлением собственник извещается о точной дате и времени проведения, месте проведения собрания, сообщается информация об инициаторе собрания, повестке дня (списке рассматриваемых вопросов), форме проведения собрания (очная, заочная, смешанная) и иных уточняющих данных. По итогам собрания о принятых решениях сообщается всем собственникам жилья, путем размещения информации в зоне свободного доступа для каждого жильца дома.

Очное ание и требования, предъявляемые к нему

При таком методе проведения общего собрания, каждый хозяин жилого помещения участвует в решении поставленных вопросов личным присутствием.

Решения, принятые очно, видятся более объективными, ведь собственнику каждой квартиры предоставлена возможность лично ознакомиться с материалами и документацией, регламентирующими разрешение поднятых на собрании вопросов и озвучить свое согласие или несогласие с планируемыми мероприятиями.

Осложняется очное ание необходимостью найти помещение, которое могло бы вместить всех собственников и необходимостью всем прибыть к определенному, не всегда удобному времени.

Очное ание требует собрания определенного количества людей, которые отдадут свои голоса. Исполнение этого условия говорит о кворуме собственников, и собрание считается правомочным.

Если на собрании присутствуют собственники, обладающие 50% и более от общего количества собственников, собрание считается состоявшимся и принятое на нем решение правомочным. Количество граждан, пришедших на очное ание, фиксируется посредством явочного листа, или в другом формате, оговоренном участниками собрания.

Такой способ проведения собрания неудачен для жильцов больших, многоподъездных домов в силу обозначенных причин. И, напротив, удачен для многоквартирных домов с меньшим количеством подъездов и квартир.

Заочное ание и его особенности

Законом разрешено не только очное проведение собрания собственников, но и заочное.

При заочном рассмотрении вопросов, граждане, которым принадлежат квартиры, принимают решения, поставленные на обсуждение и ание письменно, и направляют эти решения по адресу, указанному местом проведения собрания. При заочной форме ания обязательно наличие правильно оформленного решения собственника в письменном виде.

Бланки, в которых указываются принятые решения по рассматриваемой проблематике, направляются собственнику жилья для заполнения. Заочное ание применяется довольно часто по причине удобства в его реализации, гражданам проще заочно ответить на поставленные вопросы, чем находить время для личного участия в собрании.

Очно-заочная форма ания

Фактически в этой форме собрания проводились и ранее, ведь далеко не всегда удается собрать граждан-собственников жилья для личного участия в ании, в этом случае закон разрешает дальнейшее принятие решения заочно. Обе указанные формы собрания проводятся для принятия однородных решений по определенным вопросам, то есть фактически соблюдается очно-заочная форма.

В настоящее время очно-заочное принятие решений – официально разрешенная форма проведения собраний.

Она является целостной, очное и заочное решения принимаются в пределах одного собрания. Поднятые проблемы решаются при личном присутствии участников собрания, как при очной форме, а также последующим направлением решений, как при заочной форме.

Решение собрания

Результаты собрания зависят от итогов ания. Как правило, решение принимается, когда за него отдано большинство от общего количества граждан, участвующих в ании, а в некоторых случаях нужно набрать более 2/3 от общего числа присутствующих на собрании и голосующих граждан.

Рассматриваются и обсуждаются только включенные в повестку дня вопросы, по ним же принимаются решения. Важно отметить, что менять эту повестку, добавлять новые темы на рассмотрение, редактировать старые нельзя.

Оформленные решения владельцев жилья, принятые общим собранием – протоколы, хранятся, и могут быть предоставлены собственнику или проверяющей структуре для ознакомления по запросу.

Решения, принятые должным образом с соблюдением установленной процедуры, обязательны для исполнения не только лицам, участвовавшим в ании, но и всем остальным собственникам.

Если хозяин квартиры считает, что решение принято с нарушениями законодательства или ущемляет его личные интересы, или интересы других граждан, он может обратиться в судебные инстанции с заявлением, для обжалования решения, принятого общим собранием.

Источник: https://advokat-malov.ru/tszh/formy-provedeniya-obshhego-sobraniya-sobstvennikov-v-mnogokvartirnom-dome.html

​Как провести эффективное собрание с подчиненными

Проведение собрания

*Nota bene: Ниже выложу отрывок из фильма “17 мгновений весны”(кто не смотрел…это фильм про работу разведчика, где показан интересный отрывок про внимание человека)

*обрати внимание

https://upravlenie.org/1152-kak-provesti-effektivnoe-sobranie-kak-provodit-sobranija-22-rekomendacii.html

Есть пара интересных приемов,…
Начиная собрания стоит использовать приемы “отложенная отгадка”(используют в педагогике) и метафора(притчи). Это позволит более быстрее/легче освоить информацию.

Суть дела такова. Есть простое “правило концентрации“(на нем основано одно из правил построения Стратегий), которое гласит, что всего внимания или ресурсов у нас ТОЛЬКО 100%, прикладывая их в родном направлении мы непременно теряем концентрацию в другом направлении. Это объективная реальность. Это сущность природы, и человека в том числе.

Так вот, когда мы что-то говорим, рассказываем, слушатель не состоянии одинаково внимательно слушать и запоминать наш диалог(речь). Природа человека такова, показывает эксперименты, что лучше всего запоминается “вход” и “выход”, т.е. как мы начинаем и как заканчиваем, а из двух этих моментов, сравнительно важно последнее(“выход” или как мы закончили дело/диалог).

Данный факт нужно умело использовать на собраниях, презентациях.

Как провести эффективное собрание с подчиненными ?

Как провести собрания с персоналом

Заметил интересный факт(пока гипотеза), что предпринимателей(государственных чиновников тем паче) к проведению собраний часто подталкивает желание:

– вернуть себе чувство управляемости в компании

– подтвердить свою власть, как руководителя

– обсудить реальные проблемы организации(все реже и реже)

Если это так, то эффективность собраний должен иметь явно другой критерий, чем повышение эффективности сотрудников. Ведь руководитель, по данной гипотезе, вообще-то преследует явно другие цели.

Данная тема навеяна удручающей ситуацией , которая возникает на собраниях в коммерческих фирмах… а про не коммерческие и государственные организации вообще говорить нечего. Есть конечно же руководители, которые умею вести эффективные собрание, но это такая редкость, что можно посчитать за статистическую погрешность, на фоне большинства руководителей.

Данная проблема очень актуальна, если не говорить большего. Если руководитель не понимает важность эффективного собрания, то это уже говорит многое об уровне руководителя о его компетенция как управленца.

Задайте себе вопрос — сколько раз вы задумывались над вопросом об эффективности собраний, и честно ответе на это…вот и я о том же:)

Мы живем в век «умного труда» или еще называют эпоха «креативного предпринимательства». Суть эпохи в том, что ценность создающая умственным трудом явно доминирует над физическим трудом, ценность идей явно доминирует над материальной стороной. Пример тому производство дизайнерской одежды, производство брендовых ароматов и т. д.

В такое время от руководителя требуется не только умение управлять коллективом, но и вдохновлять, т. к. именно фактор вдохновения играет существенную ценность в производстве товаров и услуг. А если смотреть реальность, большинство руководителей не то, что вдохновлять, даже управлять толком не умеют. Все что большинство руководителей умеют, так это начальствовать.

Внесу ясность, в разницу между руководителем(управленцем) и начальником.

Руководитель, это начальник умеющий управлять, обладает навыком управленца. Если такого руководителя снять с должности(начальника). То навык остается при нем. И он может не обладая ресурсами начальника все равно вести управление. Не так хорошо, как имея должность(ресурс) начальника, но все же будет иметь возможность эффективно влиять на события.

Управленец это навык, это не должность. Управленцем может быть любой человек, от сапожника до министра, главное тут умения, поэтому в современном мире все больше начинают понимать, что начальник без навыка управленца это фактически катастрофа.

А начальник, это некая должность в организации, которому должны остальные люди по регламенту подчиняться.

Проверить уровень компетенции в управлении не сложно. Если человек занимающийся должность начальника до этого умел руководить, по другому это называют лидерскими качества, то на должности начальники он сумеет более эффективно руководить процессами, а если он не обладал такими навыками, то должность начальника только усложнит жизнь организации.

Предварительный итог в виде тезисов:

– прежде чем начнется собрание(в данное случае речь идет о плановом совещании компании), руководитель должен озвучить только 1 вопрос, которые там будет обсуждаться , в крайнем случае 2 вопроса

–  прежде чем начнется собрание руководитель должен для себя решить, что он хочет донести, какое действие он ждет от сотрудников

– нужно ввести журнал собраний, куда вносится все вопросы, которые обсуждались и какие были приняты решения

– за каждое решение принятое на собрании должен быть ответственный, и который должен на следующем собрании сообщить о результатах

– собрание крайне нежелательно затягивать более чем на 60 минут. Время, сколько будет продолжатся собрание лучше заранее сообщить, например “продолжительность собрания 50 минут” и закончить собрание ВСЕГДА за 3-5 минут до назначенного времени. Категорически избегать растягивания собрания даже на 10-15 минут.

***

смотрите по теме : “Методы и приемы создания команды – командообразование”

…продолжение следует

Источник: https://upravlenie.org/28-kak-provesti-effektivnoe-sobranie.html

Как провести собрание, которое не будет всех бесить | Rusbase

Проведение собрания

Советы из книги «Сделано. Проектный менеджмент на практике» помогут разобраться, не пора ли прекратить регулярные собрания в компании и как сделать эффективными те, которые необходимы.

Как провести собрание, которое не будет всех бесить Никита Стаценко

Я терпеть не могу регулярные запланированные собрания. Если не прилагать колоссальных усилий, чтобы они были короткими и эффективными, они со временем перерастут в раздражающую трату времени. Однако если все-таки постараться, то собрания могут заряжать энергией и указывать нужное направление. Главное, чтобы организатор собрания и его ведущий знали, что они делают.

Для начала подумайте, как дорого обходятся такие «сходки». Если собрание длится час и на нем присутствует 10 человек, то оно стоит 10 человеко-часов. Вместо того чтобы исправлять ошибки и решать проблемы — две гарантированные формы прогресса, — вся команда заперта в конференц-зале и ждет, когда же случится что-то, на что стоило потратить столько времени. 

Однако если на собрании требуется обсудить важные идеи, решения, сообщить информацию, которая изменит поведение всей команды, или вдохновить сотрудников и понять, что происходит с проектом, то ценность такого форума намного выше. Вместо тяжелой повинности собрание становится источником информации, которую сложно получить собственными силами.

Пользе нужно содействовать

Собрание будет эффективным, только если кто-то в команде понимает, как содействовать процессу. 

Содействие может стать полуофициальной ролью, порученной определенному человеку, который проводит собрание или созвал его.

В некоторых командах существует настолько сильная культура содействия, что эта роль в ходе обсуждения совершенно естественным образом переходит от одного участника к другому.

Однако чаще всего в большинстве проектов собрания отчаянно нуждаются в «гениях» с талантом содействия.

Kseniia Vorobeva / Shutterstock

Стоит отметить несколько аспектов содействия. 

  • Вы модератор. Если вы организовали собрание, то фактически берете на себя обязанность содействия. В начале представьте его участников друг другу, сформулируйте основные вопросы и приступайте к обсуждению. Если вы обозначите себя как модератора с той минуты, как люди переступят порог, они будут вести себя как гости и относиться к вам с уважением. Внимательно отнеситесь к тому, где сесть: место во главе или в центре стола ассоциируется с наибольшим авторитетом, места на углах — с наименьшим.
  • Слушайте и размышляйте. Основная задача содействующего — помочь другим участникам общаться. Если кто-то говорит что-то необдуманное (хотя не лишенное ценности), помогите ему развить идею. Попробуйте переформулировать сказанное: «Значит, Майк, ты хочешь сказать, что… [более удачная формулировка сказанного]. Ты согласен?» Это позволяет доработать мысль и показать всем, как сделать дискуссию совместным, сплоченным действием. Однако старайтесь не отстаивать свои собственные мнения — сложно поддерживать обсуждение, если вы преследуете личные интересы. Некоторые компании нанимают профессиональных экспертов, которые помогают провести спорные собрания или выезды.
  • Направляйте обсуждение. Руководствуясь повесткой собрания, не позволяйте обсуждению отклониться от темы. Будьте гибким и позвольте людям высказаться, но если дискуссия повернулась на юг, в то время как повестка собрания требует идти на запад, нужно принимать меры. Вежливо прервите разговор, укажите на повестку собрания и попросите отложить обсуждение темы, пока не решите вопросы, ради которых вы собрались (или предложите скорректировать повестку собрания, если новая тема того стоит). Внимательно следите, кто говорит слишком много, а кто слишком мало, и действуйте соответственно.
  • Закончите обсуждение. Вы должны определить для себя, в какой момент следует завершить обсуждение проблемы. Зачастую вполне достаточно сформулировать проблему, попросить конкретного человека проработать ее самостоятельно, а затем собраться завтра или в другой день и обсудить решение. Это прекрасный способ положить конец дебатам, которые захватывают собрания. Не позволяйте двум участникам дискуссии доминировать, когда пять-шесть человек скучают целый час.
  • Запишите. Найдите время, чтобы задокументировать дискуссию (лучше прямо во время нее). Это позволит отследить, на каком этапе повестки вы находитесь, и сообщить это собравшимся. По этой причине я в полном восторге от обычной доски. Это самый простой способ отметить, что люди говорят, составить список дел или выделить вопросы, по которым присутствующие согласны или не согласны. Как вы это сделаете, неважно. Главное, записать после завершения собрания следующие шаги и важные моменты и отправить по электронной почте всем участникам. Говорят, что «секретари» — люди влиятельные, потому что от них зависят формулировки и акценты. Даже если это не так, отправляя резюме собрания всем участникам, вы предлагаете людям уточнить все, что вы неверно изложили.

Даже если вы не согласны с этими аспектами, надеюсь, вы убедились, что на собраниях нужен лидер. В противном случае они превратятся в пустую трату времени или станут невыносимо скучными. Основной принцип гласит: «Собрания — отстой, их нужно избегать», однако проблема заключается в том, как они проводятся, а не в самой их идее.

Три типа собраний

ловушка для организаторов собраний — забыть, насколько они разные. Не все собрания следует проводить одинаково. Причина, по которой многие собрания скучны для 90% участников, заключается в том, что цели сбора противоречат их структуре и числу участников.

Невозможно провести высокоинтерактивное обсуждение, если созвано больше семи-восьми людей, кто бы его ни вел. Как правило, есть три типа собраний с разными ограничениями и назначением. Всегда учитывайте, какой тип больше подходит проблеме, стоящей на повестке дня.

  1. Высокоинтерактивное обсуждение. Все присутствующие должны активно участвовать. Цель: глубина и открытость. Задача: обсудить или решить конкретные вопросы либо найти альтернативные идеи. Размер группы: небольшой или средний (2–8 человек). Примеры: проектное обсуждение, мозговой штурм, кризис-менеджмент и триаж.
  2. Отчеты и дискуссии. Цель: получить обратную связь или поделиться знаниями. Это может быть высокоинтерактивной задачей, но только в небольшой группе. Несколько человек могут вести собрание, меняться ролями. Размер: средний или большой (5–15). Примеры: обзор спецификаций, обзор архитектуры, обзор менеджмента и небольшие презентации.
  3. Обзор статуса и проекта. Задача — резюмировать статус команды или всего проекта. Дает лидерам возможность корректировать курс и представить новые распоряжения начальства сразу всей группе. Собрания по статусу проекта самые скучные. Размер: средний или большой (10–100). Примеры: обзор статуса, обзор проекта, большие презентации и общие собрания.

Самые зловредные собрания — те, в которых задачи и организация не соответствуют друг другу. Если в команде больше десяти человек, сложно провести высокоинтерактивное собрание или дискуссию.

Не хватит времени, чтобы все высказались, небольшая группа доминирующих людей присвоит себе практически все время (это не всегда плохо).

К сожалению, большинство заседаний комитетов проходит именно в этом формате и получает посредственные результаты.

Вред регулярных собраний

На втором месте по зловредности — собрания, которые повторяются (еженедельно, ежедневно, ежемесячно), хотя в них уже нет необходимости.

Повторение — это замечательно, так как задает ритм работе и дает людям возможность сойтись вместе в одной комнате. Всевозможные мелкие вопросы можно решить быстро, в неформальной обстановке.

Емейлы и звонки не гарантируют ответ, а когда человек сидит рядом с вами, обычно удается добиться нужной информации.

Проблема в том, что повторяющиеся собрания живут намного дольше, чем их ценность.

Когда одни участники перестают приходить, а другие используют это время, чтобы проверять электронную почту, что-то не так; на это собрание уже нет смысла тратить время.

Менеджеры (и другие организаторы встреч) зачастую боятся, что, отменив собрание, они потеряют контроль над сотрудниками. Все с точностью до наоборот! Мучить команды ненужными собраниями — это верный путь утратить влияние.

Есть хорошее правило — собрания по общему согласию. Придерживайтесь графика регулярных собраний и попросите всех проверить почту и прочитать письмо с повесткой собрания за пять минут до встречи.

Если повестка обоснована, организатор отправляет ее всем участникам, и группа собирается. Если повестки нет, отправьте имейл и сообщите это всем участникам, и, соответственно, отмените собрание (на эту неделю).

Регулярное собрание следует вовсе отменить, если его нет уже три или четыре недели.

Советы и рекомендации

Здесь нет ничего модного и вдохновляющего: просто моменты, которые нужно учесть, работая с небольшими группами людей.

  • Собрались нужные люди? Кто-то придет, если вы пригласите. Кто-то не придет, если вы не вырубите их и не притащите силой (и/или не подкупите конфетками). Не бойтесь побегать по офису или ворваться на чужое собрание, если человек, который должен быть на вашем, не явился. Если вы видите, что некоторым участникам на собрании делать нечего, так и скажите. Будьте вежливы, предложите прислать итоговое резюме, но выведите их из комнаты, особенно если они будут мешать.

fizkes / Shutterstock

  • Сидеть или стоять? Один из методов сократить длительность собрания — провести его стоя (например, в коридоре, в вестибюле или под открытым небом). Теоретически это вынудит присутствующих сразу перейти к сути дела и обсудить только те вопросы, которые действительно того заслуживают. 

    Собрание должно длиться от пяти до десяти минут максимум.

    Scrum-процесс предлагает проводить ежедневные собрания стоя для определения статуса проекта и обсуждать только три вопроса: что мы сделали после предыдущего собрания? Что нам мешает работать? Что мы сделаем к завтрашнему собранию? С подобным стремлением экономить время даже самый капризный и раздражительный инженер захочет поучаствовать.

    Традиционные сидячие собрания больше подойдут небольшим группам. Стоит хотя бы попробовать в качестве эксперимента; как минимум люди задумаются о том, что собрание, запланированное на один час, не обязательно должно длиться один час.

  • Подготовка. Собрания часто проваливаются из-за отсутствия подготовки.

    Всегда учитывайте, сколько времени требуется на выполнение задачи. Иногда нужно минимальное его количество: написать список проблем и открытых вопросов или электронное письмо с повесткой собрания, которое вы отправите за день до него. Иногда все не так просто: нужно подготовить презентацию, демо, распечатки.

     Если все прошло не так удачно, как хотелось бы, подумайте, что можно было бы сделать по-другому. Скорее всего, проблема в отсутствии подготовки. Хитрость в том, чтобы все обдумать, когда вы отправляете приглашения, и выделить время для необходимой подготовки в собственном графике перед собранием.

  • Ноутбуки и гаджеты.

    Я против гаджетов и ноутбуков на собраниях. Если присутствующие не считают, что происходящее достаточно важно, чтобы уделить этому все свое внимание, то их вообще не должно быть в комнате. Поговорите с другими членами команды и постарайтесь выработать приемлемую политику использования лэптопов во время собрания.

  • Начать вовремя. Тон задает начальство.

    Если вице-президент регулярно опаздывает на собрания, остальные будут делать то же самое. Если он обычно приезжает вовремя, остальные последуют его примеру. Можно попробовать в любом случае начать вовремя, чтобы четко обозначить свою позицию, однако если важные люди отсутствуют, вам придется все заново повторить, когда они придут, — проигрышный вариант.

  • В завершение собрания обозначьте следующие шаги и ответственных лиц. Когда собрание закончится, главное — сформулировать, что будет дальше.

    Если вы завершили самое жуткое, мерзкое, агрессивное сборище за историю человечества с правильным списком пяти задач, которые нужно выполнить, и с именами пяти сотрудников, которые согласились сделать это, то можете поздравить себя с успехом. Никогда не позволяйте людям разойтись без четкого плана относительно следующих шагов. Нужно обозначить, как добиться результата и кто возьмет на себя перечисленные задачи.

Как достичь максимума: памятка по собраниям 

  1. Менеджеры проекта склонны раздражать команду. Иногда этого можно избежать.
  2. Люди выходят из себя по многим причинам. Зачастую это происходит, когда они считают, что тратят время зря, что к ним относятся как к идиотам или что им предстоит пережить продолжительные мучения и неуважительное обращение.

  3. Хороший процесс приносит много позитивных результатов, включая ускорение работы и устранение проблем. Однако процессы сложно разработать правильно.

  4. Нераздражающая электронная почта, короткая и практичная, позволяет получателям быстро определить, насколько письмо актуально лично для них, нужно ли им читать дальше или можно ограничиться темой письма и первым предложением. 
  5. Собрания проходят эффективно, только когда кто-то способствует этому.

  6. Неудачные собрания случаются, когда цели не соответствуют типу собрания.

Фото на обложке: UfaBizPhoto / Shutterstock; Dylan Gillis / Unsplash.

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/story/norm-sobranie/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.