Правоустанавливающие документы организации

Содержание

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Правоустанавливающие документы организации

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

  1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
  2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
  3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
  5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
  6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
  7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
  9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
  10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
  11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

  1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
  2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
  3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
  4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
  5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

  1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
  2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
  3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
  4. Положение о защите персональных данных работников.
  5. Личные карточки работников по форме Т-2.
  6. Штатное расписание по форме Т-3.
  7. Графики отпусков по форме Т-7.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
  9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
  10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
  11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
  12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
  13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
  14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

  1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
  2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
  3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
  4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
  5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Регистрируясь на сайте, вы соглашаетесь
с условиями использования.

Ошибка создания аккаунта. Пожалуйста, сообщите info@malyi-biznes.ru

Спасибо за регистрацию! Сейчас вы будете перенаправлены на форму входа…

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/dokumenty-organizacii/

Публикации юристов

Правоустанавливающие документы организации
в журнале «Налоговые споры. Теория и практика», №4, июль-август 2008г. Аудит правоустанавливающих документов компании является важной частью любой проверки. В настоящей статье автор рассмотрит на конкретных примерах порядок проведения проверки правоспособности самой организации и полномочий ее руководителя с учетом последних изменений в законодательстве в этой области.

Проверка правоустанавливающих документов дает возможность во время аудиторской проверки подтвердить статус организации, выявить ошибки, которые могут привести к ликвидации компании, определить последствия выявленных нарушений законодательства РФ, и в том случае, когда это возможно – дать рекомендации по устранению выявленных нарушений.

По практике проведения аудиторских проверок, в которых автор принимал участие, в 50% случаев организация не могла подтвердить полномочия руководителя. Что это означает? Все договоры, подписанные таким (неуполномоченным) руководителем, заключены им от его имени (ст. 183 ГК). То есть от имени физического лица.

Налоговая инспекция, проводя выездную налоговую проверку, и выявив такое нарушение, может не признать неправомерным включение организацией затрат по такому договору в расходы при исчислении налога на прибыль.

Поскольку подтверждение полномочий руководителя организации имеет прямые налоговые последствия, то аудиторам приходится при отсутствии на проверки юристов проверять этот вопрос в обязательном порядке. Достаточно часто на проверках (в 30% случаев) выявляются нарушения в учредительных документах организации, что может привести к иску о ликвидации организации (ст. 61 ГК).

Согласно статье 7 Закона от 21.03.1991 N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» такой иск может быть заявлен налоговыми органами. Возможными последствиями такого нарушения является также – не получение лицензии, отказ контрагента от подписания договора.

Правоустанавливающие документы

Комплект правоустанавливающих документов является индивидуальным в каждом конкретном случае и зависит от организационно-правовой формы проверяемой организации и ее хозяйственной деятельности. Учредительными документы организации являются устав (например, для акционерных обществ) или устав и учредительный договор (например, для обществ с ограниченной ответственностью).  В рамках аудиторской проверки анализ учредительных документов и изменений к ним проводится на соответствие их законодательству. Также проверяются вопросы формирования уставного капитала, состава органов управления, назначения руководителя организации, ограничения его полномочий (например, одобрение сделок общим собрание акционеров (участников)) и срока, на который  назначается (избирается) руководитель организации. Такая проверка дает возможность установить нарушения, связанные с порядком формирования (увеличения) уставного капитала, факты заключения договоров неуполномоченным лицом. Во время проверки устанавливается также факт наличия свидетельства о государственной регистрации юридического лица, свидетельства о постановке на налоговый учет, уведомления о постановке на учет во внебюджетных фондах, информационного письма об учете в Статрегистре Росстата. Данные о наименовании организации и адресе ее места нахождения проверяются на соответствие данным, содержащимся в учредительных документах. Такая проверка дает возможность предоставить компании рекомендации по устранению технических ошибок, допущенных при выдаче документов, подтверждающих регистрацию компании (постановку ее на учет). В том случае, если организация представляет для проверки выписку из единого государственного реестра, то данные, содержащиеся в выписке, следует сопоставить с данными, указанными в учредительных документах и свидетельствах о регистрации. Важной является информация, содержащаяся в выписке из ЕГРЮЛ в отношении руководителя организации. Часто организация «забывает» сообщить о смене генерального директора в регистрирующий орган. В последнее время, такая «забывчивость» компании влечет не только административную ответственность для ее должностных лиц, но и негативные налоговые последствия для ее контрагентов. Во время проверки у компании следует запросить документ, подтверждающий полномочия руководителя компании. Анализ этого документа позволяет исключить риски, связанные с подписанием договоров неуполномоченным лицом. По мнению автора, к правоустанавливающим документам следует отнести также лицензию, подтверждающую право организации заниматься лицензирующим видом деятельности.

Правовой статус организации

Наиболее распространенной классификацией юридических лиц является деление их на коммерческие и некоммерческие. Юридические лица, являющиеся коммерческими организациями, могут создаваться в форме хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных унитарных предприятий. В Гражданском кодексе РФ приведен закрытый перечень коммерческих организаций. Наиболее распространенными являются следующие формы коммерческих организаций: общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество, открытое акционерное общество, унитарные предприятия. На практике во время проведения проверки выявляются ошибки, обусловленные особенностями правового регулирования отдельных организационно-правовых форм.

Пример № 1

Ситуация: С 1 января 2002г. устав каждого акционерного общества перестал соответствовать законодательству РФ. Внесение изменений в устав требовалось в 100% случаев. Это обусловлено принятием Федерального закона от 7 августа 2001 г. N 120-ФЗ “О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон “Об акционерных обществах”, основные положения которого вступили в силу с 1 января 2002г.  Устав акционерного общества подлежал приведению в соответствие с действующим законодательством в срок не позднее 1 июля 2002 года. Отсутствие у акционерного общества свидетельства о государственной регистрации, датированного после 1 января 2002г., фактически свидетельствует о несоответствии устава общества законодательству РФ.

Последствия: Последствием такого нарушения может стать предъявление налоговыми органами в арбитражный суд иска о ликвидации организации (ст. 61 ГК РФ).

При рассмотрении заявлений о ликвидации юридических лиц по мотиву осуществления ими деятельности с неоднократными нарушениями закона, иных правовых актов арбитражный суд исследует характер нарушений, их продолжительность и последующую после совершения нарушений деятельность юридического лица.

Юридическое лицо не может быть ликвидировано, если допущенные им нарушения носят малозначительный характер или вредные последствия таких нарушений устранены.

Например, не может быть ликвидировано по основанию, предусмотренному пунктом 3 статьи 26 Федерального закона “О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей”, юридическое лицо, которое хотя и после предъявления иска о его ликвидации, но до вынесения решения судом первой инстанции сообщило регистрирующему органу сведения, предусмотренные подпунктами “а – д”, “л” пункта 1 статьи 5 названного Федерального закона (Информационное письмо ВАС РФ от 13 августа 2004 г. N 84).

По мнению автора, при предъявлении в арбитражный суд налоговыми органами заявления о ликвидации акционерного общества по причине несоответствия его устава законодательству РФ, суд также предоставит организации возможность устранить нарушение. 

Выводы и рекомендации: При выявлении подобной ситуации во время проверки акционерному обществу следует рекомендовать внести изменения в учредительные документы (провести общее собрание акционеров, на котором принять решение о внесении изменений в устав, зарегистрировать изменения).

В случае обращения налогового органа в арбитражный суд с иском о ликвидации, обществу необходимо привести учредительные документы в соответствие с законодательством РФ до момента принятия решения. Юридические лица, являющиеся некоммерческими организациями, могут создаваться в форме потребительских кооперативов, общественных или религиозных организаций (объединений), финансируемых собственником учреждений, благотворительных и иных фондов, а также в других формах, предусмотренных законом (ст. 50 ГК РФ). Перечень некоммерческих организаций является открытым и может быть расширен федеральным законом. Некоммерческая организация не преследует извлечение прибыли в качестве такой цели и не распределяет полученную прибыль между участниками (ст. 50 ГК РФ, ст. 2, ст. 26  Федерального закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ “О некоммерческих организациях”). При этом некоммерческие организации могут осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых они созданы, и соответствующую этим целям (ст. 50 ГК РФ).

Пример № 2

Ситуация: К нам обратилась некоммерческая организация, созданная в форме некоммерческого партнерства. Компания фактически производила выплаты своим членам из прибыли, дарила им подарки. Общая сумма расходов составила 5 млн. руб. В действиях некоммерческого партнерства содержится явное нарушение закона. Однако анализ документов показал следующее: списка членов коммерческое партнерство не ведет, одаряемые лица не расписывались за получение подарков, то есть определить, каким именно лицам делались выплаты из прибыли, не представляется возможным. В распоряжении председателя правления некоммерческого партнерства указано, что выплата производится преподавателям общеобразовательных учебных заведений по случаю 8 марта, дня учителя и т.д.  Целью создания некоммерческого партнерства является содействие развитию системы образования, создание условий для практического осуществления общеобразовательных и профессиональных программ, содействия повышению культурного уровня населения и реализации прав граждан.

Последствия: Последствием такого нарушения может стать предъявление налоговыми органами в арбитражный суд иска о ликвидации организации (ст. 61 ГК РФ).

Вывод: Некоммерческое партнерство направило свою прибыль, полученную от предпринимательской деятельности на достижение целей, указанных в ее уставе. Распределяя прибыль между участниками, организация нарушила законодательство РФ, но доказать в арбитражном суде данное обстоятельство не представляется возможным.

Приведенные выше примеры свидетельствуют о том, что при выявлении во время проверки факта несоответствия учредительных документов законодательству РФ, данное нарушение в большинстве случаев является исправимым и не влечет для организации существенных негативных последствий. Выбранная учредителями организационно-правовая форма компании во многом определяет характер ее деятельности.

Регистрация организации

Процедура регистрации компании, существующая в настоящее время, допускает возможность нарушения действующего законодательства РФ. Как правило, устранить такие нарушения не представляется возможным.

Пример № 3

Ситуация:

Источник: https://pravo.urcgroup.ru/articles/articles_11.html

Документы организации: собираем и храним

Правоустанавливающие документы организации

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих.

И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью.

Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в Российской Федерации”. Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

  1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
  2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
  3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
  4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
  5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
  6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
  7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

  • Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
  • Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
  • Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

  • Лицензии для лицензируемых видов деятельности;
  • Допуски СРО (для строительных компаний);
  • Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
  • Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
  • Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье.

Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП).

Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

  • Регистры бухгалтерского  учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные  ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
  • Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
  • Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
  • Учетная политика;
  • Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

  • Налоговые декларации;
  • Книги учета доходов и расходов;
  • Счета-фактуры;
  • Книги покупок и книги продаж;
  • Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
  • Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

  • Кассовые документы и книги;
  • Банковские документы;
  • Ордера, табели;
  • Накладные;
  • Авансовые отчеты;
  • Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
  • Акты о списании ТМЦ;
  • Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

  • Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры;
  • Протоколы разногласий по договорам;
  • Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
  • Паспорт сделки;
  • Договоры о материальной ответственности;
  • Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
  • Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

  • Паспорт кассового аппарата;
  • Карточка регистрации ККТ;
  • Журнал кассира операциониста;
  • Договор на обслуживание с ЦТО;
  • Использованные контрольные ленты;
  • Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

  1. Правила внутреннего распорядка
  2. Положение о защите персональных данных работников
  3. Штатное расписание
  4. Трудовой договор с каждым работником
  5. Личная карточка работника (форма Т-2)
  6. Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
  7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  8. Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
  9. Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
  10. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
  11. Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
  12. График отпусков
  13. Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
  14. Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
  15. Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
  16. Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
  17. Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
  18. Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
  19. График сменности (при наличии сменной работы)
  20. Коллективный договор (если такой договор заключен)
  21. Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
  22. Документы об охране труда
  23. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ СРОК ХРАНЕНИЯ
Регистрационные документыпостоянно
Лицензии и сертификаты соответствияпостоянно
Бухгалтерская годовая отчетностьпостоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов4 года
Налоговые декларации5 лет
КУДиР для УСНпостоянно
Годовые расчетные ведомости в ФССпостоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)5 лет
Документы, связанные с ККТ5 лет
Документы по охране труда5 лет
Трудовые договоры75 лет
Личные дела руководителей организациипостоянно
Личные дела работников75 лет
Личные карточки работников75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)до востребования, а невостребованные – 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив – хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить.

За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды.

В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Источник: https://www.regberry.ru/malyy-biznes/dokumenty-organizacii

Что такое правоустанавливающие документы юридического лица – Налоги

Правоустанавливающие документы организации

Общество с ограниченной ответственностью – это юридическое лицо, которое самостоятельно участвует в гражданских правоотношениях. Учреждают ООО собственники бизнеса, и их решение о создании компании подтверждается документально.

Учредительные документы юридического лица нужны не только на этапе создания общества, но и в процессе его деятельности.

Запросить их в любой момент может не только налоговая инспекция, но и банки, контрагенты, нотариусы, инвесторы, кредиторы и другие заинтересованные лица.

Учитывая это, важно знать, что относится к учредительным документам ООО, как их хранить и восстанавливать, и кто в ответе за их целостность.

Устав — это единственный учредительный документ общества

Действительно, в статье 52 ГК РФ и статье 12 закона «Об ООО» в списке учредительных документов юридического лица 2019 года упоминается только устав. В уставе содержится основная информация о порядке взаимодействия участников между собой, размере уставного капитала, операциях с долями, компетенции органов общества и др.

Однако в деловой практике список учредительных документов включает в себя не только устав. Этот перечень гораздо шире. На основании одного устава нельзя получить достаточную информацию о деятельности ООО.

Уставные документы не содержат сведений о том, кто руководит обществом и является владельцем бизнеса. Нет в уставе и регистрационных данных – кодов ИНН, КПП, ОГРН, видов деятельности, номера ИФНС, где организация стоит на налоговом учете, полного юридического адреса. А без этой информации невозможно провести проверку контрагента перед сделкой, получить кредит или привлечь инвестиции.

С 25 июня 2019 года вступает в силу Приказ Минэкономразвития, который утвердил 36 вариантов типовых уставов для ООО. С этой даты на типовые уставы вправе переходить и уже действующие компании. В таком случае учредительный документ не будет иметь индивидуальных особенностей, достаточно будет знать номер варианта типового устава, который выбрала организация.

Создать устав ООО бесплатно

Полный перечень учредительных документов ООО

Итак, хотя говорить про учредительные документы юридического лица во множественном числе не совсем корректно, но практика диктует другое, и их полный перечень выглядит так:

  1. Протокол или решение о создании юридического лица. Это первый документ, подтверждающий намерение учредителей зарегистрировать ООО.
  2. Устав. О значимости этого документа мы уже рассказали выше. Если общество работает на основании одного из вариантов типового устава, его можно найти в открытом доступе.
  3. Свидетельство о государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью (если ООО создано до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ.
  4. Свидетельство о постановке организации на налоговый учет по месту юридического адреса.
  5. Договор об учреждении. Несколько лет назад договор об учреждении тоже относился к учредительным документам. Но хотя сейчас это уже не так, обязанность заключать договор установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ и статьей 11 закона «Об ООО». Документ оформляется только в случае регистрации общества несколькими учредителями. Единственному собственнику договор об учреждении не требуется.
  6. Список участников. В списке участников содержится актуальная информация о составе владельцев компании. В отношении каждого из них указываются паспортные данные (или основные регистрационные данные организации, если участник является юридическим лицом), размер доли в уставном капитале, дата перехода доли. И хотя эта информация уже имеется в других учредительных документах, вести список участников обязывает закон.
  7. Выписка из ЕГРЮЛ, которая содержит подробную информацию о компании, в том числе, данные участников, распределение между ними долей в уставном капитале, виды экономической деятельности, юридический адрес и др. Полная выписка заказывается в налоговой инспекции за плату, но ее можно заменить более кратким вариантом – сведениями, полученными из бесплатного сервиса ФНС.
  8. Документ, подтверждающий назначение руководителя (протокол или приказ). Это очень важный документ, без которого невозможно проведение хозяйственных операций. Если не убедиться в том, что лицо, выступающее от имени ООО, является его руководителем, совершенные им сделки признаются ничтожными.
  9. Справка с кодами статистики. Справку можно запросить в территориальном отделении Росстата (тогда на ней будет стоять гербовая печать) или распечатать с официального сайта ведомства.
  10. Информация о наличии филиалов и обособленных подразделений, если они имеются.

Таким образом, учредительные документы — это своего рода полный паспорт общества с ограниченной ответственностью, и отношение к ним должно быть соответствующее.

Хранение учредительных документов

Обязанность хранить документы ООО установлена законом N 125-ФЗ от 22.10. 2004, а конкретный перечень приводится в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558.

И согласно этим нормативным актам, хранить учредительные документы юридического лица надо постоянно, даже после его ликвидации.

Так же, бессрочно, надо хранить бухгалтерскую годовую отчетность, личные дела руководителей организации, выданные лицензии и сертификаты соответствия.

Конечно, учитывая тенденцию перехода на электронный документооборот, когда-нибудь и этот закон, и приказ утратят силу. Но пока что ответственность за сохранность документов несет лично руководитель компании. При назначении нового директора прежний обязательно должен передать ему дела, в том числе, учредительные документы.

Если они утрачены, то их надо восстановить. Регистрационные документы, которые выдавала ИФНС, можно получить там же. За выдачу дубликатов взимается пошлина от 200 до 800 рублей.

Выписку из ЕГРЮЛ не восстанавливают, а запрашивают новую, на определенную дату. Внутренние документы организации, на которых нет печати государственных органов, восстанавливают самостоятельно.

Источник: https://nalogiido.ru/chto-takoe-pravoustanavlivayushhie-dokumenty-yuridicheskogo-lica.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.