Правила проведения собраний

Содержание

Правила проведения совещаний – подготовка и основные этапы совещания

Правила проведения собраний

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный.

Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью.

Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению.

И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника.

Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

  • на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
  • внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

  • составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
  • составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
  • определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
  • вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
  • прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
  • заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
  • подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
  • попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

  1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
  2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
  3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
  4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
  5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
  6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и ать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений.

Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так.

Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе.

Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным.

Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты.

Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы.

И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

  1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
  2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
  3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
  4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
  5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи.

Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено.

Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источник: https://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy

Правила проведения общего собрания в ООО. Порядок оформления протокола

Правила проведения собраний

Не директор и не совет директоров является высшим органом управления ООО. Этой функцией наделено общее собрание участников ООО.

Очередность его проведения закреплена законодательно, а с протоколом имеют право ознакомиться контролирующие органы, более того, могут отправить на доработку.

Несмотря на то, что процедура эта простая и понятная, в последнее время представители разных форм бизнеса стали все чаще обращаться в судебные органы из-за разного рода нарушений.

статьи:

Зачем нужны общие собрания ООО?

Закон “Об ООО” перечисляет пункты компетенций участников общего собрания ООО. В частности, на собрании рассматриваются следующие вопросы:

  1. Утверждение отчетности финансового характера за прошедший год.
  2. Утверждение бухгалтерских балансов.
  3. Частичная реорганизация ООО и даже его полная ликвидация.
  4. Определение инвестиционной политики общества (например, размещение разного рода активов).
  5. В случае необходимости проведения аудиторской проверки, установление размера финансовой компенсации, сроков проведения, утверждение конкретного аудитора или компании.

Результатом заседания является протокол общего собрания участников ООО, в него вносится весь перечень решений, которые были приняты, и изменений, которые были внесены.

Порядок проведения собрания участников ООО

Частной инициативы недостаточно для того, чтобы провести собрание. Для этого есть четкий регламент, он определен законом.

Правом назначения собрания обладают следующие лица:

  1. Руководитель организации.
  2. Собственники компании, которые владеют не менее чем десятью процентами .
  3. Совет директоров.
  4. Аудиторы.
  5. Ревизионная комиссия (как результат проведения ревизионной проверки в случае обнаружения на то необходимости).

Главным действующим лицом, на которого возложены административные обязанности по организации собрания, является директор компании. Одно из вышеперечисленных лиц направляет ему официальное заявление, обосновывая необходимость проведения собрания.

Функция директора – проанализировать его и решить, достаточно ли оснований для внеочередного собрания. Если по его мнению их нет, он может вполне отказать инициатору. Также отказ последует, если была нарушена процедура подачи заявления.

Направлять обращение на имя директора полагается заказным письмом, в нем сообщается место, дата и точное время проведения.

Тем не менее, в силу развития современных технологий, Уставом компании может определяться и более простой порядок. Это, в свою очередь может повлечь за собой разного рода нарушения.

Поскольку собрание участников ООО может решать жизненно важные вопросы и определять курс развития компании, с проведением этого мероприятия связаны самые изощренные виды мошенничества, к которым прибегают нечистые на руку граждане.

 примеру, совладельцы могут собраться и провести собрание, результатом его будет увольнение директора. Но если директор на этом собрании не присутствовал, о нем вообще не знал, оно должно быть признано незаконным, а протокол – не имеющим законной силы.

Каким бывает общее собрание учредителей ООО?

Собрания учредителей ООО разделяют по регулярности проведения и по форме организации.

Существуют следующие виды:

  1. Очередное. По действующему законодательству, каждое ООО должно проводить подобные мероприятия хотя бы один раз в год. Чаще всего это происходит по окончании налогового года. В этот период удобно проводить оценку эффективности деятельности компании за предыдущий период и решать другие важные вопросы. Следует отметить, что в уставе компании может быть прописано несколько очередных собраний ежегодно, к примеру, в летний и зимний период. Это зависит от особенностей деятельности. Сельскохозяйственные предприятия ведут более активную деятельность в весенне-осенний период, на это время может быть назначено несколько собраний.
  2. Внеочередное. При возникновении необходимости совместные владельцы организации могут собраться дополнительно неограниченное количество раз. Единственное требование – на это должны быть заранее прописанные основания в Уставе компании. В судебной практике существует большое количество примеров, когда собрание участников проводится с нарушениями как Устава компании, так и текущего законодательства. В связи с этим принимаются решения, меняющие курс развития компании и нарушающие права других участников.
  3. Очное – собрание предполагает непосредственное присутствие всех участников.
  4. Заочное. Существует Федеральный закон, который так и называется – “Об ООО”, согласно которому у участников ООО есть возможность провести собрание в заочном формате. Для этого можно воспользоваться средствами электронной связи с целью обмена документацией. Его результатом могут являться вполне легитимные решения о назначении или увольнении тех или иных сотрудников, в том числе и директора, а также протокол общего собрания ООО.

Порядок проведения общего собрания ООО

Чтобы собрание ООО носило законный статус, оно должно пройти три фазы:

1. Принятие решения о предстоящем проведении и оповещение всех участников установленным порядком.

Каждый участник предстоящего собрания должен быть оповещен чаще всего заказным письмом или другим способом, который определен Уставом организации. Некорректное оповещение влечет за собой наложение штрафа (это – административная ответственность). Телефонный звонок, оставшийся без ответа, SMS сообщение, ушедшее “вникуда”, не могут считаться достаточными.

При этом факт проведения или же непроведения собрания не имеет значения. Если было принято решение, но участники должным образом не были оповещены, то организация вполне может быть оштрафована на сотни тысяч рублей.
Участники имеют право непосредственно влиять на повестку дня. Для этого они направляют предложения о рассмотрении вопросов на позднее пятнадцати дней до даты мероприятия.

2. Регистрация участников

В протокол собрания участников ООО вносится информация о гражданах, которые принимали участие в мероприятии.

В наше время сложилась традиция, когда регистрация носит формальный характер, и в протокол вносится информация об участниках, которые физически находились в другом месте или даже не имели представления о необходимости присутствовать.
Это может повлечь за собой признание о нелегитимности собрания участников общества.

Важно! Чтобы собрание вписывалось в рамки закона, необходимо соблюдение кворума, то есть, присутствие достаточного количества участников для принятия решения. Эта цифра устанавливается Уставом компании.

Личное присутствие не обязательно, участники они могут прислать своих представителей, оформив на них договоренность в установленном порядке.

3. Проведение заседания и оформление протокола

Функция открытия заседания возложена либо на директора, либо на лицо, по инициативе которого мероприятие состоялось. Выбирается председатель, а также тот, кто будет заниматься подсчетом и оформлением протокола.

Весьма интересная традиция сложилась еще с начала образования нашего государства, когда только начали проводиться первые заседания ООО. Если у организации всего лишь два собственника, то открывает ее первый и право председательствовать передает второму.

Зачитывается повестка дня, проводится ание, рассматриваются вопросы, оформляется протокол.

Протокол общего собрания ООО, правила оформления
Протокол общего собрания участников ООО – это особый документ. В нем должна содержаться следующая информация:
  1. Дата проведения собрания.
  2. Адрес.
  3. Перечисление участников.
  4. Перечень вопросов, которые принимались и решений по ним.

Внешний вид протокола прост: он начинается с вводной части, в которой перечисляется порядок проведения, дата, время, а также приводится список участников.

Должны быть внесены не только ФИО, но и паспортные данные. Если основанием для участия является доверенность, то должны быть внесены данные из нее.

Если организация небольшая, и количество участников – несколько десятков, они вносятся непосредственно в вводную часть. Если в мероприятии участвуют сотни человек, допускается создание отдельного списка, который впоследствии подшивается к протоколу. Если на собрании присутствовали иные граждане, их данные тоже должны быть внесены в документ.

После вводной части следует повестка дня. Она представляет собой нумерованный список, в котором каждым пунктом является определенный вопрос, рассматривавшийся на собрании. Вносятся данные о всех выступавших, которые читали доклад.

По завершении собрания протокол подписывает не только секретарь, но и председатель. Также могут потребоваться подписи всех участников, если протокол это предусматривает.

Контроль протокола

Изучением протокола собрания участников ООО могут заниматься разные контролирующие органы. В 90-ых годах налоговая служба очень тщательно и скрупулезно относилась к этому документу. Его могли десятки раз возвращать на доработку.

В частности, проблемой считалось даже указание некорректного адреса прописки одного из участников. Также требовалась предельная четкость в написании заглавий вопросов повестки дня. Нередко подобные требования влекли за собой привлечение филологов.

Тем не менее, в последнее время, контролирующие органы обращают меньшее внимание на протокол, но тщательно изучают именно заявление.

Это привело к тому, что протоколу, как и самому собранию часто отводится всего лишь формальная роль, что, в свою очередь, приводит к нарушениям процедуры проведения и влечет за собой многочисленные разбирательства и судебные иски.

Ответственность за непроведение собрания участников ООО

Несмотря на то, что собрание участников ООО похоже на внутренную процедуру, которая имеет отношение непосредственно к самой компании и не нуждается во внешнем регулировании, законом не только установлено требование проводить её ежегодно, но и предполагаются штрафы за нарушение этого положения.
В частности, согласно Кодексу РФ об административных правонарушениях, а именно Части первой Статьи 15.23.1, установлено наложение следующих штрафов:

  1. Организациям – от 500 тысяч до 700 тысяч рублей.
  2. Должностнымлицам – до 30 тысяч рублей.
  3. Физическим лицам – до 4 тысяч рублей.

Специалисты говорят, что почти каждое собрание проводится с нарушением процедуры и действующего законодательства, таким образом, каждое ООО теоретически может быть оштрафовано на сумму в более полумиллиона рублей. И это ежегодно!

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

Источник: https://pravo812.ru/news/1174-pravila-provedeniya-obshchego-sobraniya.html

Как сделать рабочие собрания продуктивными

Правила проведения собраний

Современные инструменты и практики

Работу компании сложно представить без собраний и совещаний. Считается, что такой вид взаимодействия позволяет:

  • предоставлять сотрудникам необходимую для работы информацию
  • оперативно решать текущие задачи проекта
  • мотивировать персонал на достижение результатов
  • формировать развивающую среду в коллективе

Однако насколько это утверждение соответствует действительности?

Согласно данным опроса Verizon, более 90% сотрудников во время собраний сосредоточены на посторонних вещах, а 70% – занимаются другой работой. И значит, время тратится впустую.

Чем заменить неэффективные совещания?

Низкая вовлеченность персонала в работу во время собраний – не повод отказаться от них полностью, но повод – пересмотреть подход к организации и проведению. Начать стоит с определения целей.

Чаще всего собрания проводят для информирования персонала, оперативного обсуждения текущих вопросов или совместного поиска решений рабочих задач.

Решите, необходимо ли приглашать персонал на совещание, задав один вопрос: смогут сотрудники выполнить возложенные на них задачи без собрания? Если ответ положительный, смело заменяйте собрание другим видом коммуникаций.

Важную для сотрудников информацию или отчет по проекту эффективней опубликовать на корпоративном портале. А для обсуждения вопросов, не требующих немедленного решения, удобно организовать чат в реальном времени. Тогда сотрудники смогут участвовать в беседе без отрыва от работы.

Что делать, если без собрания не обойтись? Проведите простое продуктивное собрание. Оно заканчивается всегда по графику или чуть раньше, а участники успевают решить все заявленные вопросы.

7 правил простого продуктивного собрания

  • Составьте четкий план. Вам он поможет строго следовать заявленной теме и контролировать дискуссию. А сотрудники покинут совещание с ясными инструкциями для выполнения своих задач
  • Опубликуйте повестку и документы для ознакомления. Так все участники заранее узнают, какие вопросы будут рассматриваться и каких результатов от них ожидают.
  • Предварительно обсудите мелкие вопросы, а на собрании сосредоточьтесь на главной теме. Это позволит сократить длительность совещания, повысить его плодотворность. Сотрудники же, увидев, что время потрачено не напрасно, охотнее примут участие в следующем собрании.
  • Ограничьте время докладов. Слишком длинный монолог утомляет слушателя. А вот короткое выступление позволяет четко и ясно донести всю информацию
  • Дополните доклады красочными презентациями, ведь человеческий мозг запоминает визуальную информацию намного лучше, чем звуковую.
  • Предоставьте возможность высказаться всем заинтересованным сторонам, уделяйте внимание чужим аргументам, чтобы повысить ответственность и мотивацию сотрудников. Но не позволяйте выступающим уходить в сторону от обозначенной темы.
  • Фиксируйте решения, ведите записи и после собрания опубликуйте протокол, чтобы закрепить результат.

Собрания онлайн: вызовы и возможности

Подготовка и организация простого продуктивного собрания выглядит не так уж просто. Вот одна из причин, по которой традиционную форму совещаний “лицом к лицу” все чаще заменяют онлайн-собраниями.

Качественные решения для трансляции содержат инструменты, способные значительно упростить подготовку: чат для предварительного обсуждения, возможность пригласить участников одним кликом, подключение удаленных коллег, автоматические напоминания, демонстрация презентаций, запись и ее рассылка.

Но вместе с возможностями онлайн-собрания накладывают на организатора дополнительную ответственность. Вот ряд аспектов, которым нужно уделить внимание при подготовке:

  • Надежность и совместимость. Проблемы с подключением не должны повлиять на время начала или ход собрания. Следует выбрать решение, которым смогут воспользоваться все участники вне зависимости от устройства и установленного на нем ПО.
  • Визуализация и данные. Возможность демонстрировать презентацию, делиться документами или изображением своего экрана – обязательное условие совещаний онлайн.
  • Документирование. Чтобы сотрудники могли в любое время освежить в памяти ту или иную часть совещания, полезно полностью записать всю беседу и сделать запись доступной для участников.
  • Конфиденциальность. Поскольку во время онлайн-собрания сотрудники обсуждают важные рабочие вопросы, делятся документацией и прочими материалами, очень важно предотвратить утечку или несанкционированный доступ к такой информации.

Эффективное онлайн-собрание

Давайте рассмотрим несколько сценариев использования онлайн-инструментов для проведения совещаний на примере Microsoft Teams.

Проведение запланированного собрания

В рамках проекта необходимо регулярно обмениваться результатами работы и решать текущие проблемы.

Менеджер проекта заранее планирует собрание в Teams, указывая тему, время начала и окончания и дополнительные подробности. Затем добавляет участников, которые автоматически получат приглашения.

Microsoft Teams показывает список “временных окон”, когда свободны все приглашенные, чтобы организатору было проще подобрать удобное для всех время. Сотрудники могут подтвердить участие или отклонить приглашение.

Есть возможность пересогласовать время.

Собрание в определенном канале доступно всем членам команды. Публикация о нем появляется в ленте. Именно там можно делиться файлами, обсуждать повестку и задавать вопросы организатору до, во время и после собрания.

Клиенты или партнеры могут получить доступ к собранию по специальной ссылке, и присоединиться к беседе через любой популярный браузер. Мобильные сотрудники подключаются к трансляции с помощью смартфона или планшета.

Во время собрания каждый выступающий имеет возможность продемонстрировать документы, презентации, отчеты или свой рабочий стол. Для вопросов и замечаний, возникающих во время выступления, предусмотрен чат. Решения собрания фиксируются в режиме реального времени в заметках.

После завершения собрания его протокол в виде Web-документа и запись автоматически публикуются в общей группе и доступны всем участникам канала.

Проведение оперативных совещаний

Бывают ситуации, когда во время письменного общения возникает необходимость быстро решить вопрос. Microsoft Teams позволяет за пару кликов перейти от письменного обсуждения в ленте к видеозвонку и обсудить проблему с участниками беседы лицом к лицу.

Индикатор статуса пользователя показывает доступен ли он в текущий момент для общения. В режиме оперативного совещания участники беседы могут использовать все функции собрания Microsoft Teams, включая чат, заметки, запись и демонстрацию файлов.

Проведение мозгового штурма с использованием оборудования Microsoft Surface Hub

Интерактивные панели в переговорной прекрасно подходят для проведения современных совещаний.

  • Выступающему, помимо демонстрации презентации, доступна возможность делать пометки на слайдах или рисовать в режиме «белой доски» для улучшения восприятия информации слушателями.
  • Участники во время доклада могут задавать вопросы или вносить замечания, используя смартфоны.
  • К совещанию подключаются и принимают полноценное участие в обсуждении удаленные сотрудники, партнеры и контрагенты.
  • При использовании широкополосного микрофона собрание может быть записано и опубликовано вместе с материалами.

Имеются вспомогательные инструменты, улучшающие взаимодействие и повышающие вовлеченность участников в обсуждение:

  • майнд-карты, рисование в OneNote для мозгового штурма
  • предоставление гостевого доступа партнерам и клиентам
  • транскрибирование и перевод в реальном времени для участников команды, говорящих на другом языке

Подведем итог

Определите, нужно ли проводить совещание или можно решить вопрос в группе. Если же без собрания не обойтись, составьте четкий план, говорите строго по делу и используйте функционал Microsoft Teams для продуктивного обсуждения:

  • планирование
  • предварительная публикация повестки и документов
  • предобсуждение в ленте
  • проведение совещания онлайн
  • демонстрация презентаций и отчетов
  • фиксация решений
  • публикация протокола
  • публикация записи

Грамотно организованное собрание способно улучшить результаты бизнеса. И с правильной технологией для этого не потребуется много времени и денег.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5bade4bbd9cae500aebee174/kak-sdelat-rabochie-sobraniia-produktivnymi--5bade5afd2f91e00ade25003

Новые правила проведения общего собрания участников ООО. Как не попасть на штраф 700 тыс. руб

Правила проведения собраний

Недавно вышел очередной обзор Верховного суда. Сведения, озвученные в публикации, стали полной неожиданностью не только юристов, но и ввели в замешательство судей. Сегодня речь пойдет о вопросах связанные с деятельностью ООО.

В этой статье расскажем как не получить иск о признании недействительным принятого решения общего собрания, и не получить штраф в размере семисот тысяч рублей. Рассмотрим вопросы, как правильно принимать решения и надлежащим образом их оформлять в соответствии с новыми требованиями и нормативами.

Какие действия, и в каком порядке необходимо совершить, чтобы исключить участника. Что сделать, чтобы оспорить сделку, даже если ее реализация не принесла материального ущерба организации.

Подготовка к собранию. Кого и как извещать о предстоящем событии

В ходе судебного заседания, судьи могли отказать истцу в удовлетворении иска, если его размер доли был небольшим. Для примера, если человек обладает долей 5-7%, то его мнение не могло оказать влияние на принимаемое решение и изменить дальнейшие действия. Суды принимали подобный довод, как убедительный и отказывали в иске.

Современная трактовка гласит, что даже если участник собрания имеет минимальную долю, и его своевременно и должным образом не оповестили о предстоящем событии, то он вправе подать иск в суд.

Самое интересное, если учитывать опубликованный обзор, то у него есть значительные шансы получить удовлетворение своего иска.

Раньше не извещение участнику рассматривалось как событие, не обладающее неблагоприятными последствиями.

Сейчас, для решения суду достаточно факта, что организация нарушила правила проведения собрания. Таким образом, действия общества могли помешать реализации желаний участника, и лишали права участвовать в обсуждении, не позволили влиять на решения.

Необходимо проводить извещение каждого учредителя о предстоящем событии, даже если он обладает минимальной долей и не может влиять на решения. Мероприятия по извещению должны соответствовать существующим требованиям и нормативам, указанных в существующем законодательстве.

Если организация не известила участника должным образом о мероприятии, то он может оспорить принятые решения. Для реализации участник общества может обратиться в суд. По желанию учредить вправе написать заявление в ЦБ, который, после рассмотрения, переправит материалы в судебные органы.

Если иск будет удовлетворен, то на компанию могут выписать штраф. Сумма выплаты может достигать семисот тысяч рублей.

Судебные органы могут выписать штраф даже в том случае, даже если участник самостоятельно найдет ошибки или нарушения в ходе его извещения о предстоящем проведении общего собрания. По желанию он может обратиться в Центральный банк.

Его заявление передадут в Службу защиты прав потребителей финансовых услуг и миноритарных акционеров. Если факт нарушения будет подтвержден, то будет составлен протокол и служебная записка.

После оформления документов они передаются в судебные органы для принятия решения.

Участник, своим бездействием, мешает проведению собрания

Раньше принятые решения без наличия кворума не имели законной силы. Сейчас принять решения можно, даже без достаточного количества участников. Но стоит учитывать, что в данном вопросе существует небольшая оговорка.

Решение будет считаться легитимным только если существует возможность доказать, что учредитель, без согласия которого нельзя принять решения, специально не посещает мероприятие.

Для реализации такой процедуры должна присутствовать доказательная база, что он специально игнорирует извещения и не появляется на мероприятие по собственному желанию. Такие действия расцениваются как создание помех в работе организации.

Если указанные условия присутствуют, то принятое решение, даже без кворума, будет признано законным и суд примет решение о легитимности решения.

Например, в ООО присутствует два учредителя с одинаковыми долями. Для дальнейшей деятельности необходимо проведение общего собрания. Один из учредителей систематически игнорирует извещения и не является к месту проведения собрания.

Согласно существующего законодательства при таких условиях проводить собрание и принимать решения нельзя.Постоянная отмена собраний может негативно отобразится на работе предприятия и стать причиной невыполнения договорных обязательств.

Нарушение условий договора может повлечь за собой возникновение убытков и выставление штрафных санкций.

Для реализации задуманного необходимо подать заявление в суд и пройти первую инстанцию. Судья, исследовав озвученные доводы участника, принимает сторону истца и выносит решение об исключении из организации учредителя, который игнорировал уведомления, не являлся на собрания, тем самым препятствовал полноценной деятельности компании.

Для удовлетворения иска необходимо осуществить ряд мероприятий. Следует выяснить, по какой причине участник не является на собрания. Проверить, получает ли он своевременно извещения о созыве собрания. Если полученная информация не подтвердит обоснованные причины отсутствия участника на собрании, можно приступать к исключению участника.

При направлении иска необходимо указать, что другой участник, без достаточной причины, игнорирует извещения и не приходит на собрание.

Следует доказать, что подобными действиями он мешает принятию решений и затрудняет дальнейшую деятельность. Если присутствуют уважительные причины, то учредитель может оповестить других участников о невозможности присутствия.

Можно воспользоваться услугами доверенного лица или возложить обязательства на своего представителя.

После созыва собрания обязательно держите на контроле факт отправки извещения каждому участнику о предстоящем событии должным образом.

Если в организации единственный учредитель, то необходимо нотариальное подтверждение

Раньше, если в организации присутствует один участник, то достаточно было его решения. Это касалось даже тех решений, которые могли повлечь изменение сведений в ЕГРЮЛ.

Многие филиалы ИФНС не заостряли внимание на нотариальном подтверждении решения.

Но если налоговые структуры все же просили предоставить нотариальное подтверждение, многие предприниматели писали исковые заявления в судебные органы на превышение требований и в большинстве случаев выигрывали судебный процесс.

Такое положение дел было до 15.06.2016 г. В тот день были приняты правила, которые регламентировали способы принятия решения руководством организации, если учредитель был в единственном лице.

Даже несмотря на тот факт, что руководство ФНС сообщало своим филиалам на существование судебной практики, налоговые инспектора продолжали выставлять требования нотариального подтверждение принятых решений. Это касалось не только увеличения уставного капитала, но и всех других действий, которые повлекли бы изменение информации в ЕГРЮЛ.

Теперь независимо от количества участников, любые действия, которые влекут изменения в ЕГРЮЛ, должны подтверждаться нотариально.

Даже в том случае, если в организации присутствует единственный учредитель, то решения подтверждаются нотариально. Заметим, что это необходимо только для решений, которые могут повлечь внесение поправок в ЕГРЮЛ. Если в дальнейшем планируются подобные решения, будьте готовы к нотариальному оформлению.

Другие способы подтверждения решения

Раньше существовала практика, что учредители организации имели право отказаться от нотариального подтверждения. Налоговые органы часто отказывали в регистрации заявлений, если не было заверено нотариусом.

Но в ходе судебных мероприятий, судьи принимали сторону компаний.

В качестве доказательной базы указывалось, что на решении присутствуют подписи все участников сообщества, и такой документ не должен заверяться нотариусом.

Раньше, для реализации подобных действий следовало точно выполнить следующие условия. Первоначально оформлялось решение, что общества отказывается от нотариального заверения. Оно подписывалось каждым участником. Решение должно быть принято единогласно, что подтверждалось в протоколе.

После оформления и подтверждения нотариусом, остальные вопросы и решения могли приниматься без нотариуса. Такая процедура была обязательна и при невыполнении требований в дальнейшем могла быть опротестовано в суде.

Существует небольшое уточнение. Оспорить можно только в том случае, если оно принималось после 25.12.2019 г., то есть после выхода обзора.

Существует еще один способ, который поможет освободиться от нотариального подтверждения. Если не хотите каждый раз пользоваться услугами нотариуса и нотариально подтверждать принятые решения, то можно внести поправки в уставные документы и принять за основу такой выбор.

Публикация Устава контрагента в интернете

Раньше, в ходе судебного разбирательства суды решали этот вопрос по своему усмотрению. Некоторые основывались на том факте, что контрагент не мог знать об ограничениях в уставных документах, если они не предоставлялись другой стороне договора. Другие судьи указывали, что если существует публикация в интернете, то компания имела возможность ознакомления с документом и понимать риски.

Теперь, если Устав присутствует в свободном доступе, но другая сторона не могла или не захотела с ним ознакомиться, то она не вправе на этом основании оспаривать сделку.

Такой вывод позволяет сохранить условия договора, и обяжет стороны выполнить обязательства. Даже в том случае, если сделка совершается без уведомления участников.

В данном случае тот факт, что такие действия прописаны в учредительных документах, не может помешать совершению сделки.

Перед подписанием документов постарайтесь ознакомиться со всеми положениями Устава контрагентов. С одной стороны вы не обязаны этого делать, но с другой стороны подобная проверка поможет в дальнейшем избежать судебных разбирательств. Время потраченное на проверку документов минимально. Не стоит забывать, изучение уставных документов поможет избежать внештатных ситуаций.

Исключение участника после причинения ущерба обществу

Если существует факт нанесения организации существенного вреда каким-либо участником, то собрание может вынести на обсуждение вопрос об исключении, даже если он владеет большей половиной долей.

Препятствием для устранения участника не будет даже тот факт, что причиненный ущерб общество может возместить без отстранения участника от управления компанией.

Факт, что участник общества нанес ущерб предприятию, будет играть главную роль.

Исключение участника возможно даже в том случае, если в организации присутствуют два равноправных участника с одинаковыми долями. При обоюдном направлении исков на исключении другого участника, судья разбирается в претензиях и выносит законное решение.

Исключение одного или нескольких участников возможно по инициативе остальных участников, если владеют не менее десятипроцентной долей. Для активации процесса следует подать заявление в Арбитраж.

При положительном решении освободившаяся доля переходит обществу. После вступления судебного решения в законную силу следует в течение 30 дней уведомить соответствующие органы и оформить поправки в ЕГРЮЛ.

Для этого заполняется заявление (форма Р14001), заверяется нотариально, и с решением суда отправляется в ИФНС.

Процедуру исключения можно разделить на следующие этапы:

  1. Проверяем, чтобы у участников инициирующих удаление было более 10% долей;
  2. Собираем доказательную базу, что по вине участника был нанесен ущерб;
  3. Производим оплату госпошлины (6000 рублей) и отправляем иск в суд;
  4. Собираем пакет документов (решение суда и заявления по форме Р14001, заверенное нотариусом), и отправляем в ИФНС;
  5. Производим расчет стоимости доли и выплачиваем человеку, который был исключен;
  6. Производим распределение свободной доли или предлагаем ее выкупить.

При соблюдении рекомендованных действий исключение участника пройдет без задержек и в соответствии с существующим законодательством.

Сделка без убытка. Можно ли ее оспорить

Даже в том случае, если сделка не повлекла за собой убытки, она может быть оспорена. Для реализации процесса должны присутствовать следующие факторы:

  1. Сделка не являлась необходимым условием для деятельности общества;
  2. Сделка заключена в интересах одного или нескольких участников общества;
  3. Реализация договорных обязательств принесла неоправданный ущерб другим участникам, которые не подтвердили свое согласие на заключение сделки.

При оспаривании сделки основную роль играет довод, что интересы организации совпадают с интересами каждого учредителя. Присутствия ущерба в отношении хотя бы одного из участников означает нанесение вреда Обществу.

Не рекомендуется использовать манипуляции, после которых прибыль может быть изъята в пользу одного или нескольких участников в виде одноразовой выплаты или процентов. Подобная сделка может быть признана незаконной. Отягчающим обстоятельством может послужить факт, что остальные участники не соглашались на такое распределение и соответственно не смогли получить причитающуюся долю от сделки.

Договор займа может быть оспорен даже в том случае, если формальное исполнение обязательств по договору не смогло принести вред Обществу или убытки.

Источник: https://7docs.ru/Articles/105/novye-pravila-provedeniya-obshego-sobraniya-uchastnikov-ooo-kak-ne-popast-na-shtraf-700-tys-rub

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.